Понятие, форма и составление номенклатуры дел

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого января, следующего календарного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, а при необходимости корректируют.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др. [17, стр.200-202]

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, из которых:

· первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;

· второй экземпляр пользуется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;

· третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;

· четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.[17, стр.203]

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость формирование новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный архив.[12, стр.65]

Данные сведения необходимы ведомственному архиву для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контроля над передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и другие.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.