Понятие, форма и составление номенклатуры дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. [14, стр. 196].

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Номенклатура дел должна составляться для обеспечения правильного формирования и учета дела на предприятии.

В учебной литературе встречается множество определений номенклатуры дел, из которых следует что: номенклатура дел (приложение А) – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [15, стр. 10]

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно – новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. [14, стр.199]

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем- четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:

· Наименование предприятия

· Наименование вида документа

· Дата

· Индекс

· Место составления

· Гриф утверждения

· Заголовок к тексту

· Текст

· Подпись

· Гриф согласования (одобрения)

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (Приложение А):

1.

Индексы дел

2.

Заголовки дел

3.

Количество (томов, частей)

4.

Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню

5.

Примечание

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.