Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

Делопроизводство в структурном подразделении Инспекции ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием системы автоматизированного ведения делопроизводства, предназначенной для учёта и сопровождения документов.

В Инспекции назначается работник, отвечающий за организацию и ведение администрирования и справочной работы в системе автоматизированного ведения делопроизводства.

В структурных подразделениях персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел возлагается на:

· начальников структурных подразделений;

· делопроизводителей структурных подразделений;

· непосредственных исполнителей.

Об утрате служебных документов Инспекции следует немедленно информировать начальника соответствующего структурного подразделения, который докладывает руководителю (заместителю руководителя) о факте утраты служебных документов. Руководитель (заместитель Руководителя) распоряжается о проведении служебной проверки. Результаты проверки сообщаются в отдел общего обеспечения и представляются в подразделение безопасности (или работнику, на которого возложены обязанности безопасности).

Изъятие подлинников документов Инспекции из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному руководителю Инспекции или заместителю руководителя Инспекции.

Документы, поступившие в Инспекцию в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе.

Начальники структурных подразделений Инспекции обязаны:

· Своевременно обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей.

· Организовать оперативное ознакомление работников с документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.

· При длительном отсутствии работников (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные ими документы передаются замещающим их работникам структурного подразделения. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

Завершающий этап работы с документами Инспекции в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

В Инспекции строго следуют установленным правилам, в отделах документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, выписками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2005 год должны обрабатываться в 2006 году.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях Инспекции обусловлено задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.