Правила формирования дел в Инспекции

Исполненные документы Инспекции формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Дела Инспекции формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.

Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дело, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Оформление дел Инспекции

Дела в структурном подразделении Инспекции подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению – включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится делопроизводителями соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива (или лица, ответственного за ведение архива) Инспекции.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

· оформление реквизитов обложки дела по установленной форме

· нумерацию листов в деле;

· составление листа – заверителя дела (Приложение Л);

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение М);

· подшивку и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Инспекции; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

· наименование Инспекции указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращённого наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

· наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утверждённой структурой;

· индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Инспекции;

· заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Инспекции, согласованной с архивным отделом администрации города (района);

· дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы, кроме листа – заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.