Основные требования к хранению документов в организации

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации – 100 лк.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Расчет необходимых площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов – не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20ºС), а относительную влажность воздуха – 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации. [19, стр.185].

Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

Общая характеристика

Инспекция создана постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1990г. № 76. (Приложение Г)

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (далее - Инспекция) является территориальным органом Федеральной налоговой службы (далее – ФНС России) и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

Инспекция имеет сокращенное наименование: Межрайонная ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Инспекция находится в непосредственном подчинении Управления Федеральной налоговой службы России по Алтайскому краю (далее - УФНС). Местонахождение и юридический адрес Инспекции: 656056 г. Барнаул, ул. М. Горького, 36.

Инспекция осуществляет функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильность исчисления , полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей.

Руководство деятельностью Инспекции осуществляет руководитель Инспекции – Жигалов Владимир Дмитриевич. Руководитель Инспекции назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Управления по согласованию с ФНС. Руководитель Инспекции имеет заместителей, полномочия и обязанности которых определяются должностными инструкциями и приказом руководителя Инспекции. Заместители руководителя Инспекции назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя Управления по представлению руководителя Инспекции.