Требования к формированию дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;

· Подлинники отделять от копий;

· Годовые планы и отчеты от квартальных и месячных, утвержденные документы от их проектов;

· Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Распорядительные документы формируются в определенные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируют в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. [13, стр.268-270]

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, увольнении; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложение.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируются самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2004 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.