Оформление делового письма
При адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем — его почтовый адрес, например: Галаниной Е.И. проезд Мичурина, д.11, пос. Андреевка Ленинского р-на Курской области, 340045.
Оформление резолюции на входящем письме (реквизит 17) предусматривает указание фамилии, инициалов исполнителей поручения, содержания поручения (при необходимости — например, по подготовке проекта ответного письма), сроков исполнения, а также личной подписи должностного лица — автора резолюции и даты ее вынесения.
Оформление резолюции, как правило, производится на свободном от текста участке первого листа письма. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, прилагаемом к письму.
Заголовок к тексту письма (реквизит 18) должен как можно более точно отражать краткое содержание документа, например: «О проекте договора поставок научно-технической продукции на 2005 год».
Отметка о контроле за исполнением письма (реквизит 19) оформляется соответствующим условным обозначением, принятом на данном предприятии — буквой «К», словом (штампом) «Контроль» и т.п.
Оформление реквизита 20 — «Текст» — производится на государственном языке РФ (государственных языках субъектов РФ) в соответствии с законодательством. Текст письма может быть представлен в виде связного текста или с включением в него анкет или таблиц (последние могут быть вынесены в приложение к тексту). Если текст письма содержит несколько решений, предложений, выводов и пр., то его можно разбивать на разделы, подразделы и пункты, нумеруемые арабскими цифрами. При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (посредством простановки номеров арабскими цифрами посередине верхнего поля листа).
Оформление реквизита 21 — «Отметка о наличии приложения» — производится с учетом следующих обстоятельств.
Приложение, упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Приложение (приложения), не упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом:
Приложение:
1. Проект приказа о поощрении работников предприятия по итогам 2004 года, на 4 л. в 1 экз. 2. Программа торжественного вечера, посвященного Дню предприятия, на 2 л. в 1 экз. И т.д.
Приложение к письму, в свою очередь, имеющее собственное приложение, оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ЗАО «Лотос» от 01.07.2005 № 206/27-1 и приложение к нему, всего на 13 л.
Приложение, направляемое не во все указанные в письме адреса (например, рассылаемом циркулярно), оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. На первом листе прилагаемого к письму документа (в правом верхнем углу) оформляется надпись «Приложение №». Указанную надпись допускается оформлять прописными буквами.
Оформление реквизита 22 «Подпись» имеет определяющее значение для придания письму юридической силы (в особенности для отдельных видов писем, например, для гарантийных). Реквизит включает наименование должности лица, подписавшего письма (развернутое или полное, если документ, соответственно, оформлен на листе писчей бумаги или бланке письма, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке соответствующего должностного лица), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию отправителя письма), например2:
Генеральный менеджер подпись А.Кан
(на бланке для писем)
подпись А.Кан
(на бланке должностного лица)
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи следует располагать одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности каждого из отправителей. При равенстве должностей отправителей их подписи располагают на одном уровне.
Гриф согласования письма (реквизит 23) включает слово СОГЛАСОВАНО (напечатанное прописными буквами), должность лица, с которым согласован текст документа (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Главный инженер ФГУП «Мегатрон»
Личная подпись И.И. Ивах
Дата
Если согласование текста письма производится другим документом, то оформление указанного реквизита производится следующим образом: СОГЛАСОВАНО
Решение научно-технического совета
АОЗТ «Реверс»
от 01.07.2005 №34-2-61
Согласование документа оформляют визой согласования документа (реквизит 24), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Козлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Козлов
Дата
Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на письмах, удостоверяющих права соответствующих лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, и некоторых других документах.
Реквизит 27 — «Отметка об исполнителе» — включает инициалы и фамилию исполнителя письма (лица, осуществлявшего техническую подготовку документа) и номер его телефона.