Основные обязанности секретаря-референта
К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:
3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.
3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.
3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.
3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.
3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.
3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.
3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.
3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.
3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.
3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.
3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.
3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.
3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.
3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.